Endringslogg
| Versjon | Dato | Endring |
| 0.1 | 27.05.16 | Opprettelse av dokument (Børge Godhavn) |
| 0.2 | 07.06.16 | Korrigeringer etter Systemeierstyremøtet 7.juni (Børge Godhavn) |
| 0.22 | 24.01.17 | Korrigeringer etter systemeierstyre møte 7.12.16 oppdatert mandat for systemeierstyre.(Per-Arne Jørgensen) |
| 1.0 | 08.03.17 | Dokument vedtatt i Systemeierstyret |
Bakgrunn
Det har siden oppstarten av dette prosjektet vært enighet om at felles forvaltning og et nasjonalt forvaltningsråd, som kan utøve fellesoppgaver knyttet til FDV-systemet, er nøkkelkomponenter for å hente ut de ønskede gevinstene. Dette dokumentet bygger på dokumentet «Forvaltning av FDV for MTU og BHM Innstilling til organisering v0.9» og beskriver hvilket mandat Systemeierstyret og Forvaltningsrådet skal jobbe under.
Situasjonsbeskrivelse
FDV-systemet Medusa er levert av Softpro Medical Solutions (Softpro). Kontrakten med Softpro ble inngått av Nasjonal IKT HF (NIKT) på vegne av de regionale helseforetakene (RHF’ene) og underliggende helseforetak (HF). FDV-systemet er installert hos og driftes av Norsk Helsenett (NHN) gjennom en kontrakt signert av NIKT på samme måte som anskaffelsen. Driftskostnaden dekkes av RHF’ene gjennom en avtalt fordelingsnøkkel. Vedlikeholdskostnadene til systemleverandøren dekkes direkte av det enkelte HF.
Organisering av forvaltning av systemet
Det skal opprettes lokale systemeiere i hvert helseforetak som tar FDV-systemet i bruk. Disse systemeierne må være fra brukermiljøet og kjenne de praktiske problemstillingene godt. Deres hovedoppgave blir å fange opp endringsbehov og bringe disse videre til den regionale systemeieren (også denne fra brukermiljøet). På regionalt nivå samles de lokale behov og ønsker hvor disse settes opp i en prioritering og bringes videre til Forvaltningsrådet. Forvaltningsrådet bearbeider alle innmeldte endringsønsker, og legger disse frem for Systemeierstyret ved behov.
Alle endringsønsker som krever finansiering må legges frem for Systemeierstyre.
Kostnader knyttet til endringer varierer og endringsønsker som krever finansiering må avklares fra sak til sak.
I Systemeierstyret gjøres de endelige prioriteringer av endringsbehov.
Endringsønsker som meldes inn fra et eller utvalgte HF skal også besluttes nasjonalt. Finansiering kan stilles fra bestiller(e). Endringer som gjelder generelt for alle, fordeles regionalt (Helse Sør-Øst 40%, Helse Midt-Norge 20%, Helse Vest 20%, Helse Nord 20%).
Systemeierstyret er beslutningsdyktig ved deltagelse fra minimum 3 av 4 regioner (MTU eller BHM avhengig av sak), og ved oppslutning på minimum 2/3.
Det bør være representanter både fra MTA og BHM fra hver region i Systemeierstyret. Systemeierstyret skal løpende ta stilling til om det er behov for å gjøre endringer i forhold til:
- Driftsavtalen
- Vedlikeholdsavtalen
- Sammensetning av Forvaltningsrådet
- Forvaltningsrådets drifts- og forvaltningsoppgaver og ressursbruk i forhold til disse
Systemeierstyret skal utnevne en leder, og denne rolle skal gå på omgang. Deltakere i Systemeierstyret velges for 2 år av gangen, maksimalt kan halvparten av Systemeierstyret byttes ut hvert år. Det er lederne for MTA og BHM i helseforetakene i hver region som i fellesskap velger sin regionale representant til Systemeierstyret.
Skulle det være saker Systemeierstyret ikke klarer å avgjøre eller komme til enighet om vil eierdirektørmøtet være eskaleringspunktet.
Forvaltningsrådet er tillagt alle de løpende oppgavene systemet medfører på nasjonalt nivå. Forvaltningsrådet skal også være kontaktpunktet mot både systemleverandør og driftsleverandør. Deltakere i Forvaltningsrådet er oppnevnt fra fagmiljøene i alle regionene. Disse bidrar med en prosentandel av sin stilling.
Forvaltningsrådet er en utøvende enhet som jobber på grunnlag av beslutninger tatt i Systemeierstyret, og der er alle RHF representert.
Systemeierstyret fungerer som en styringsgruppe for Norsk Klassifisering, Koding og Nomenklatur (NKKN). Forvaltningsrådet står for den daglige driften av NKKN, mens Systemeierstyret tar prinsipielle beslutninger vedrørende forvaltningen. Eksempler på dette er:
- Teknisk plattform for NKKN og drift av denne
- Harmonisering/kobling til andre register (nasjonalt og internasjonalt)
- Ressursbruk til daglig drift av NKKN i Forvaltningsrådet
Forvaltningsoppgaver
Systemeierstyret har det overordnede ansvaret for forvaltningen av FDV-systemet. Systemeierstyret vil delegere de løpende forvaltningsoppgavene til Forvaltningsrådet.
Forvaltningsoppgavene som Forvaltningsrådet skal utføre er:
- Koordinere Systemeierstyret og nasjonalt brukerforum
- Kontaktpunkt mot driftsleverandør
- Kontaktpunkt mot systemleverandør
- Motta endringsforslag
- Bistå med å budsjettere drift- og forvaltningskostnader
- Vedlikeholde/følge opp en implementeringsplan
- Være ansvarlig for gjennomføring av endringer (leverandørens motpart for endringsleveransene)
Juridisk og økonomisk vil driftsleverandøren forholde seg til de RHF’ene, mens for praktiske løpende avklaringer skal driftsleverandøren forholde seg til Forvaltningsrådet. Antatt ressursbehov for forvaltningsoppgavene listet opp over er et halvt – 0,5 – årsverk per år.
Nasjonale driftsoppgaver
FDV-systemet vil være nasjonalt, men det vil i hovedsak anvendes som et verktøy lokalt. For å hente ut gevinster vil det likevel være avgjørende å utføre sentrale oppgaver nasjonalt, oppgaver som tidligere ble utført lokalt.
Forvaltningsrådet skal utføre disse driftsoppgavene:
- Beslutte og vedlikeholde sentralt kodeverk og felles registre
- Risikovurderinger: utarbeide rådgivende risikovurderinger på gruppenivå for lokal bruk
- Feilkoding, nasjonale feilkoder (statistikker)
- Tiltak/prosesser, nasjonale jobbkoder
- Leverandørregistret
- Beslutte endringer i deling av data i Fellesdatabasen
- Ansvarlig for å utvikle felles arbeidsprosesser og sikre god datakvalitet
- Beslutte obligatoriske felter
- Beslutte brukergrensesnitt, definere innhold i felt
- Anbefale tiltak til Systemeierstyret ved manglende lojalitet til besluttet bruksmåte av FDV-systemet
- Gjøre tilgjengelig standardiserte rapporter på alle nivå både regelmessig og på etterspørsel
- Tilrettelegge for informasjon og opplæring av brukere i ny/endret funksjonalitet
- Brukerstøtte (korrekt bruk, finne funksjoner, feilmeldinger, o.l.) gjennom Felles Support
- Registrere innhold i FDV-systemet som er felles for alle, for eksempel vedlikeholdsdokumentasjon
- Sikre at nyeste versjon er tilgjengelig i testmiljøene.
- Følge opp at HF’ene verifiserer og bestiller produksjonssetting av siste versjon innen satte frister for å sikre at alle er på samme versjon
- Være kontaktpunkt/brukerstøtte for og vedlikeholde og oppdatere innholdet i NKKN
- Sørge for teknisk løsning for NKKN
- Bringe prinsipielle avklaringer vedrørende NKKN opp til Systemeierstyret
Forvaltningsrådet kan oppnevne arbeidsgrupper til oppgaver som oppstår som ikke er vedvarende.
NHN skal stille med en fasilitator i Forvaltningsrådet og for Systemeierstyret. Den rollen skal sørge for at møter blir avholdt, at referater blir skrevet og aksjoner blir fulgt opp. Fasilitator skal også kunne fungere som et bindeledd inn mot NHN sammen med deres tjenesteansvarlige. Fasilitatorrollen må finansieres innenfor rammen for de øvrige ressursene i Forvaltningsrådet. Kostnaden med fasilitator vil bli fakturert sammen med driftsavtalen.
Antatt ressursbehov for nasjonale driftsoppgaver er tre – 3 – årsverk per år.
Lokale driftsoppgaver
Dette er identifisert som lokale driftsoppgaver som Forvaltningsrådet ikke skal utføre:
- Ansvaret for og rettighetene til å tildele brukertilganger vil gå gjennom systemeierne eller de som får oppgaven delegert fra dem.
- Hvis et HF ønsker integrasjoner med lokale systemer må disse opprettes i tett samarbeid med det regionale IKT-selskapet og driftsmodell avgjøres ut fra valgt løsning.
- Eksempel på andre typiske lokale oppgaver
- PV-planer
- Delelager, opprette og ajourholde
- Eier/plassering, sykehusstruktur
- Kontrakter/avtalehåndtering
- Faktura/prislistehåndtering
- Bestilling av reservedeler, et eksempel på prosedyrer for lokale arbeidsprosesser
- Prosjekt, kunne håndtere lokale prosjekter
- Etikettutskrift, eksempel på små praktiske løsninger som kan ha lokale ønsker
- Andre driftsoppgaver som innbefatter rydding og oppdatering av utvalg i forbindelse med daglig drift av databasen